Running a business in Spain means navigating more than just customers, suppliers and staff. It also means understanding how the tax authorities expect you to handle invoices. In most countries, the rules are relatively straightforward such as keeping receipts, file returns, and in the end hope the paperwork adds up. In Spain, the situation is more complex. Several systems coexist, sometimes overlapping, sometimes contradicting each other. For a business owner or someone responsible for financial compliance, this can feel overwhelming. This article aims to give a clear introduction to the Spanish fiscalization system, explain why it exists and outline what it means in practice.
Spain is not one single system
The first important point to understand is that Spain does not operate a single national fiscalization scheme. Instead, responsibility is shared between the central tax authority, known as AEAT, and regional authorities, particularly in the Basque Country. This means that the rules you must follow depend on where your business is based and which authority you report to.
At the national level, AEAT manages systems such as the Suministro Inmediato de Información, or SII, and the newer initiative called VERI*FACTU. These apply across most of Spain. In the Basque provinces of Araba, Gipuzkoa, and Bizkaia, the regional tax authorities have created their own systems. In Araba and Gipuzkoa this takes the form of TicketBAI, while Bizkaia goes further with a programme called Batuz, which combines TicketBAI with a digital ledger known as LROE. While LROE is used in Bizkaia, Araba and Gipuzkoa are in line with the AEAT and use SII.
The result is that Spain has several different sets of rules in place at the same time. For a business with operations in different regions, or a software provider working with merchants across the country, this creates considerable complexity. Additionally, the annual turnover of a company must be taken into consideration as to which of the systems it must comply to.
How fiskaltrust helps: we provide a single technical interface that adapts to each authority’s rules, reducing the need for separate solutions in every region (Bizkaia in progress).
Why fiscalization matters in Spain
Fiscalization is the process by which tax authorities require sales data to be recorded, secured, and reported in ways that make it harder to hide income or alter records. In Spain, as in many European countries, the authorities are determined to reduce VAT fraud and increase transparency. Rather than relying on occasional audits or voluntary declarations, they want transaction data in real time or near real time.
The idea is not simply to catch mistakes or detect fraud, but also to create a system where invoices and business records are more reliable. In the long run, this can reduce paperwork for both businesses and authorities. In some cases, such as with Batuz in Bizkaia or SII, the aim is to allow the tax office to pre-fill tax returns on behalf of the business, based on the data already reported.
How fiskaltrust helps: our systems make sure invoices are formatted and transmitted in the way each authority requires, so that businesses can meet these transparency goals without adding manual work.
The main systems explained
SII, or Immediate Supply of Information, is used mainly by large companies. It requires VAT data to be reported directly to AEAT, usually within four days. This system replaces several older VAT forms and represents an early attempt to move towards real-time reporting.
VERI*FACTU is the new national standard being introduced by AEAT. It becomes mandatory from January 2026. Under this system, all invoices must include digital protections such as QR codes and unique identifiers. Some invoices are sent directly to AEAT, others are stored locally but must be secured in the same way. Businesses and their software providers must register with AEAT, and every installation of a point-of-sale or invoicing system must be identified. Unlike in some other countries, there is no official government certification of software. Instead, providers must submit a formal declaration of responsibility, confirming that their systems meet the requirements.
TicketBAI is the Basque regional system. It requires invoices to be sent in real time to the provincial tax office. Every invoice must include a QR code, a digital signature, and a secure link to the previous invoice in the chain. Software must be registered with the province, and only approved solutions may be used. Once an invoice has been submitted under TicketBAI, it cannot be deleted or edited. If there is an error, the business must issue either a correction or a cancellation following the official procedure.
Batuz is the system unique to Bizkaia. It includes TicketBAI, but also goes further by requiring a digital ledger, the Libro Registro de Operaciones Económicas, or LROE. In this ledger, businesses must record not only sales but also expenses, assets, and VAT positions. The goal is to provide the tax authority with a complete picture of business finances, allowing it to pre-fill tax returns automatically.
How fiskaltrust helps: we connect POS and invoicing systems to these different reporting platforms, so the same invoice data can be sent in the right format to SII, VERIFACTU, TicketBAI, or Batuz without changing how merchants run their checkout.
What this means for businesses
For the average merchant, fiscalization is less about the technical details of QR codes and digital signatures, and more about how everyday processes change. Your invoicing or point-of-sale system must be compliant with the rules of the authority you report to. Every invoice you issue will need to carry the correct digital features, and in many cases, it will need to be sent straight to the tax office.
This changes the way mistakes are handled. In the past, a wrong entry might be corrected quietly in your own system. Under TicketBAI and similar schemes, that is no longer possible. Once submitted, an invoice is locked into the tax authority’s database. If there is an error, you must issue a formal correction or cancellation.
There are also new responsibilities around certificates, system registration, and version control. Each installation of invoicing software is tied to a specific merchant and tax number. If the system is misconfigured, or if an invoice is sent with the wrong identifiers, it will be rejected.
How fiskaltrust helps: our middleware manages certificates, versioning, and error-handling, so merchants can focus on running their business while staying compliant.
Exemptions and exceptions
Not every business is affected in the same way. Large companies already using the SII platform are exempt from VERI*FACTU, since they already report VAT data in real time. In the Basque regions, certain groups such as non-profits, schools, or self-employed persons over retirement age may be exempt. Some artisans and agricultural businesses using manual processes are also excluded. But exemptions are limited, often temporary, and vary from one region to another. It is important to check carefully with the relevant authority before assuming you are outside the system.
How fiskaltrust helps: we keep track of which rules apply where, so that exemptions and temporary measures are reflected correctly in the systems we support.
The technical side in plain terms
Behind all these rules are some key technologies. Invoices must be stored and transmitted in XML format, which is a structured way of presenting data. Each invoice must include a digital hash, which acts as a fingerprint that proves the data has not been altered. Invoices are chained together, so that if one is missing or modified the sequence is broken and the problem is obvious. QR codes provide a visible way for both customers and tax inspectors to verify that an invoice is genuine.
Systems must also be able to handle offline scenarios. If the internet connection fails, the invoice must still be created, signed, and stored, ready to be transmitted once the connection returns. Logs of all system events, even routine ones, must be kept securely for audits.
How fiskaltrust helps: our solution automates hashing, chaining, QR creation, and offline storage, ensuring invoices are always valid and auditable.
How businesses can cope
Most merchants are not experts in cryptography, XML structures, or audit logs. Their main concern is that their software works and that they remain compliant. The burden of implementing these rules falls on the providers of point-of-sale and invoicing systems. These providers, in turn, need to keep pace with changing regulations and ensure that their products are registered and recognised by the relevant tax authorities.
For businesses, the practical step is to ensure that the systems they use are compliant and supported. This often means working with software vendors or integration partners who specialise in fiscalization.
How fiskaltrust helps: we act as the compliance layer between merchants, software providers, and authorities, reducing the effort needed for ongoing adjustments.
A moving target
The Spanish fiscalization framework continues to evolve. VERI*FACTU will become mandatory from 2026, while the Basque systems already apply and are being refined. Businesses should not expect a stable environment where rules remain unchanged for decades. Instead, compliance in Spain is a continuous process, requiring regular updates to software and procedures.
How fiskaltrust helps: we monitor regulatory changes and update our systems accordingly, so compliance does not depend on every merchant constantly watching for new laws.
Conclusion
Spain’s fiscalization system is complex, fragmented and evolving. There is no single set of rules that applies everywhere. Instead, businesses must adapt to a mix of national and regional systems, each with its own requirements. For merchants, the impact is practical: invoices must be created, secured, and submitted in new ways, and mistakes must be handled through formal correction procedures. For larger organisations, the challenge lies in coordinating compliance across regions and keeping software up to date.
At fiskaltrust, we are here to help businesses navigate these changes with confidence. Our role is to take care of the technical and regulatory complexity so that companies can focus on running their business. Fiscalization in Spain may feel like a challenge today, but with the right support, it becomes a manageable part of daily operations.
Fiscalización en España: Una Introducción para las Empresas
Dirigir un negocio en España significa ocuparse no solo de clientes, proveedores y empleados. También implica comprender cómo esperan las autoridades fiscales que se gestionen las facturas. En la mayoría de los países, las normas son relativamente sencillas: conservar los recibos, presentar las declaraciones y confiar en que toda la documentación cuadre al final. En España, la situación es más compleja. Existen varios sistemas que conviven, a veces se superponen y en ocasiones incluso se contradicen. Para un empresario o una persona responsable del cumplimiento fiscal, esto puede resultar abrumador. Este artículo tiene como objetivo ofrecer una introducción clara al sistema de fiscalización español, explicar por qué existe y detallar lo que significa en la práctica.
España no es un único sistema
Lo primero que hay que entender es que España no funciona con un único esquema nacional de fiscalización. La responsabilidad se reparte entre la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y las autoridades fiscales regionales, en particular en el País Vasco. Esto significa que las normas que debe seguir una empresa dependen de dónde esté ubicada y ante qué autoridad tribute.
A nivel nacional, la AEAT gestiona sistemas como el Suministro Inmediato de Información (SII) y la nueva iniciativa llamada VERI*FACTU. Estos se aplican en la mayor parte de España. En las provincias vascas de Álava, Gipuzkoa y Bizkaia, las autoridades fiscales regionales han creado sus propios sistemas. En Álava y Gipuzkoa se aplica TicketBAI, mientras que Bizkaia va más allá con un programa denominado Batuz, que combina TicketBAI con un libro digital llamado LROE.
El resultado es que España cuenta con varios conjuntos de normas vigentes al mismo tiempo. Para una empresa con operaciones en distintas regiones, o para un proveedor de software que trabaja con comerciantes en todo el país, esto genera una complejidad considerable.
Cómo ayuda fiskaltrust: proporcionamos una única interfaz técnica que se adapta a las normas de cada autoridad, reduciendo la necesidad de soluciones separadas en cada región (Bizkaia en progreso).
Por qué importa la fiscalización en España
La fiscalización es el proceso mediante el cual las autoridades fiscales exigen que los datos de ventas se registren, se aseguren y se informen de manera que resulte difícil ocultar ingresos o alterar registros. En España, como en muchos países europeos, las autoridades están decididas a reducir el fraude del IVA y aumentar la transparencia. En lugar de depender de auditorías ocasionales o de declaraciones voluntarias, quieren disponer de los datos de las transacciones en tiempo real o casi en tiempo real.
La idea no es únicamente detectar errores o fraudes, sino también crear un sistema en el que las facturas y los registros empresariales sean más fiables. A largo plazo, esto puede reducir la carga administrativa tanto para las empresas como para las autoridades. En algunos casos, como con Batuz en Bizkaia, el objetivo es permitir que la administración tributaria pueda rellenar las declaraciones fiscales de las empresas en base a los datos ya reportados.
Cómo ayuda fiskaltrust: nuestros sistemas garantizan que las facturas se formateen y transmitan según lo que requiere cada autoridad, de manera que las empresas cumplan los objetivos de transparencia sin trabajo manual adicional.
Los principales sistemas explicados
El SII, o Suministro Inmediato de Información, se utiliza principalmente en grandes empresas. Obliga a enviar los datos del IVA directamente a la AEAT, normalmente en un plazo de cuatro días. Sustituye a varios modelos antiguos y fue uno de los primeros pasos hacia el reporte casi en tiempo real.
VERI*FACTU es el nuevo estándar nacional que la AEAT introducirá de forma obligatoria a partir de enero de 2026. Bajo este sistema, todas las facturas deben incluir elementos de seguridad digital como códigos QR e identificadores únicos. Algunas facturas se envían directamente a la AEAT, mientras que otras se almacenan localmente, pero todas deben cumplir los mismos requisitos. Las empresas y sus proveedores de software deben registrarse en la AEAT y cada instalación de un sistema de punto de venta o facturación debe estar identificada. A diferencia de otros países, no existe una certificación previa oficial. Los proveedores deben presentar una declaración responsable confirmando que sus sistemas cumplen con los requisitos.
TicketBAI es el sistema regional del País Vasco. Exige que las facturas se envíen en tiempo real a la Hacienda foral correspondiente. Cada factura debe incluir un código QR, una firma digital y un enlace seguro con la factura anterior. El software debe estar registrado en la provincia, y solo pueden utilizarse las soluciones aprobadas. Una vez enviada, la factura queda bloqueada en el sistema de la autoridad fiscal y no puede borrarse ni modificarse. Si hay un error, la empresa debe emitir una corrección o una anulación siguiendo el procedimiento oficial.
Batuz es exclusivo de Bizkaia. Incluye TicketBAI, pero añade el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE). En él, las empresas deben registrar no solo las ventas, sino también los gastos, activos y posiciones de IVA. El objetivo es dar a la Hacienda foral una visión completa de la actividad empresarial y permitir que la propia administración prepare la declaración de impuestos.
Cómo ayuda fiskaltrust: conectamos los sistemas de TPV y facturación con estas distintas plataformas de reporte, de modo que los mismos datos de facturas se envían en el formato correcto a SII, VERIFACTU, TicketBAI o Batuz sin que los comerciantes tengan que cambiar su forma de trabajar.*
Qué significa para las empresas
Para un comerciante medio, la fiscalización no se centra en los aspectos técnicos de los códigos QR o las firmas digitales, sino en cómo cambian los procesos cotidianos. El sistema de facturación o punto de venta debe ser compatible con las normas de la autoridad fiscal correspondiente. Cada factura debe llevar las características digitales correctas y, en muchos casos, debe enviarse directamente a la administración.
Esto cambia la forma de gestionar los errores. Antes, una entrada equivocada podía corregirse de manera interna. Bajo TicketBAI y sistemas similares, eso ya no es posible. Una vez enviada, la factura queda registrada en la base de datos fiscal. Si hay un error, la única opción es emitir una corrección o cancelación formal.
También aparecen nuevas responsabilidades en torno a los certificados digitales, el registro de sistemas y el control de versiones. Cada instalación de software de facturación está vinculada a un contribuyente concreto y a un número fiscal. Si el sistema está mal configurado, o si la factura se envía con datos erróneos, será rechazada.
Cómo ayuda fiskaltrust: nuestro middleware gestiona certificados, versiones y errores, de modo que los comerciantes puedan centrarse en su negocio sin preocuparse por el cumplimiento.
Exenciones y excepciones
No todas las empresas se ven afectadas de la misma forma. Las grandes compañías que ya utilizan SII están exentas de VERI*FACTU, puesto que ya informan del IVA en tiempo real. En el País Vasco, algunos colectivos como asociaciones sin ánimo de lucro, centros educativos o autónomos mayores de la edad de jubilación pueden estar exentos. También quedan fuera ciertos artesanos o agricultores que aún trabajan con procesos manuales. Pero las exenciones son limitadas, a menudo temporales, y varían de una provincia a otra. Es importante verificar con la autoridad competente antes de asumir que se está exento.
Cómo ayuda fiskaltrust: mantenemos al día qué normas aplican en cada lugar, de modo que las exenciones o medidas temporales se reflejen en los sistemas que soportamos.
El lado técnico en términos sencillos
Detrás de todas estas normas hay tecnologías clave. Las facturas deben almacenarse y transmitirse en formato XML, un estándar estructurado. Cada factura debe llevar un hash digital, que actúa como una huella para demostrar que no se ha modificado. Las facturas se encadenan unas con otras, de manera que cualquier alteración rompe la secuencia y queda evidente. Los códigos QR permiten a clientes y a inspectores comprobar que la factura es auténtica.
Los sistemas deben ser capaces también de funcionar sin conexión. Si falla internet, la factura debe crearse, firmarse y guardarse localmente hasta que se restablezca la conexión. Además, deben conservarse registros de toda la actividad del sistema, incluso de los eventos rutinarios, para auditorías posteriores.
Cómo ayuda fiskaltrust: nuestra solución automatiza el hash, el encadenamiento, la creación de QR y el almacenamiento offline, asegurando que las facturas sean siempre válidas y auditables.
Cómo pueden adaptarse las empresas
La mayoría de los comerciantes no son expertos en criptografía, estructuras XML o registros de auditoría. Su preocupación principal es que el software funcione y que cumpla con la normativa. La carga de aplicar estas reglas recae en los proveedores de sistemas de punto de venta y facturación. Estos, a su vez, deben estar al día con las regulaciones y asegurarse de que sus productos estén registrados y reconocidos por las autoridades fiscales.
Para las empresas, el paso práctico es asegurarse de que los sistemas que utilizan sean compatibles y estén respaldados. A menudo esto implica trabajar con proveedores de software o socios de integración especializados en fiscalización.
Cómo ayuda fiskaltrust: actuamos como capa de cumplimiento entre comerciantes, proveedores de software y autoridades, reduciendo el esfuerzo necesario para adaptarse.
Un objetivo en movimiento
El marco de fiscalización en España sigue evolucionando. VERI*FACTU será obligatorio a partir de 2026, mientras que los sistemas vascos ya están en vigor y se siguen perfeccionando. No cabe esperar un entorno estable durante décadas. El cumplimiento en España es un proceso continuo que exige actualizaciones regulares de software y procedimientos.
Cómo ayuda fiskaltrust: monitorizamos los cambios normativos y actualizamos nuestros sistemas en consecuencia, de modo que el cumplimiento no dependa de que cada comerciante esté pendiente de las nuevas leyes.
Conclusión
El sistema de fiscalización en España es complejo, fragmentado y en constante evolución. No hay un conjunto único de reglas que se aplique en todo el territorio. Las empresas deben adaptarse a una mezcla de sistemas nacionales y regionales, cada uno con sus requisitos. Para los comerciantes, el impacto es práctico: las facturas deben generarse, asegurarse y enviarse de nuevas formas, y los errores deben corregirse mediante procedimientos formales. Para las organizaciones más grandes, el reto consiste en coordinar el cumplimiento en varias regiones y mantener actualizado el software.
El objetivo de estos sistemas es aumentar la transparencia, reducir el fraude y, en algunos casos, disminuir la carga administrativa a largo plazo. Para las empresas, el desafío inmediato es comprender las normas y disponer de los sistemas adecuados.
En fiskaltrust, estamos aquí para ayudar a las empresas a afrontar estos cambios con confianza. Nuestro papel es ocuparnos de la complejidad técnica y normativa para que las compañías puedan centrarse en gestionar su negocio. La fiscalización en España puede parecer un reto hoy, pero con el apoyo adecuado se convierte en una parte manejable de las operaciones diarias.