These three terms, in particular, are quite tricky and are not always used correctly. This becomes particularly unpleasant if one term is replaced by the other. The confusion is already pre-programmed! Tt is an especially important aspect within the realm of the security of cash registers, the handling and use of data.
Let us therefore clarify the three most important terms when working within this data context.
Data export
Exporting data is the simplest and most basic way of making data available from an application. This is because every POS system (and also all other applications) process the data in their own, proprietary format. And with an export, the existing data can be saved without formatting or with a standard format. The data export is mostly needed to process the existing data in other programmes.
With a view to POS systems, the export of data includes the entirety of all receipts that were recorded in the POS system. This includes all sales, including all products and means of payment, but also all vouchers, deposits and withdrawals, but also all daily, monthly and annual financial statements.
By exporting data from a POS system, it can be imported into another application for further processing. For example, automated processing in an accounting programme or the analysis of merchandise groups and sales figures in Microsoft Excel.
The format of the data export can be:
- csv – Comma Separated Values
- JSON – JavaScript Object Notation
- XML – eXtended Markup Language
The security – with regard to a change of the data – is low or non-existent when exporting. This is because any change between export and re-import can take place without leaving any traces. This means that this method of making data available is also declared as insecure by the French tax authorities and is not recognised as a secure method of securing data.
Backup
Data protection, also called backup, aims to restore the POS system in the event of a failure. The data backup is usually created with third-party software. Not only the data, but also parts of the POS system or the entire system are backed up.
This is always a snapshot of the system. Furthermore, the data backup cannot be imported into other programmes. To use the backup, the application with which it was created is always necessary. This is because proprietary formats are usually used for a backup.
The aim of a backup is not to save the data in order to be able to use it again later in a forgery-proof manner. A backup has only one goal: to restore the system in case the hardware fails or is damaged.
The perspective on the POS system does show some dangers here. Not with the restoration, but with the data. Since a backup contains the data stock of a past point in time, all data created since then is not included in the back up. This means that when a backup is restored and work is continued with this data, a break in the chain of events can occur.
Therefore, after a hardware failure, it is important to either start with a new data stock or to sufficiently document the break in the chain and the missing cash register data.
Archiving
The data archive, unlike the previous two types, is not a direct export. Under French legislation, the archive is a restricted view of the data that fixes it. Here, the data is filed unchangeably and the turnover counters are also fixed for the period.
This type is also the only way of filing data recognised by the French legislator.
At the same time as the archive is created, the archived data can also be exported. This often leads to linguistic inaccuracies and both terms are often used as synonyms. But when exporting the data, the same applies as in the first section. Only here an addition is made. By fixing the data, the archive also becomes part of the concatenation. This protects the export data from being changed. But beware, there is an additional requirement here! Chaining alone is not enough. The exported data of the archive must also be stored on an tamper-proof medium. Otherwise, changes can be made arbitrarily.
Summary
We see that all three ways of providing data are important and have their place in a POS system. With an export you can process the POS data somewhere else. With a data backup you can secure the software and the operating system of the POS system and restore it in case of an emergency.
But only archiving is a legally recognised and tamper-proof method of retaining data for the prescribed period of 7 years.
If you want to know more about archiving by fiskaltrust, ask our Country Manager about the product fiskaltrust.ArchiveAuditable.
We look forward to discussing with you the solutions that fiskaltrust offers to help your business.
We are Simplifying Complexity: Contact usExportation – Sauvegarde – Archivage des données – Trois concepts expliqués simplement
Ces trois concepts sont particulièrement difficiles à différentier et ne sont pas toujours utilisés correctement. Et cela s’embrouille encore plus si un terme est remplacé par l’autre. La confusion est déjà préprogrammée. Le traitement et l’utilisation des données constituent un aspect très important, notamment en ce qui concerne la sécurité des caisses enregistreuses.
Clarifions donc les trois plus importants concepts aujourd’hui lorsque l’on travaille avec des bases de données.
Exportation de données
L’exportation de données est le moyen le plus simple et le plus élémentaire de fournir des données à partir d’une application. En effet, chaque système de point de vente (ainsi que toutes les autres applications) traite les données dans son propre format, dit propriétaire. Ainsi, avec une exportation, les données existantes peuvent être sauvegardées sans formatage ou avec un format standard. L’exportation de données est surtout nécessaire pour traiter les données existantes dans d’autres programmes.
Pour revenir à ce qui concerne spécifiquement les systèmes de point de vente, l’exportation de données comprend l’intégralité de tous les reçus qui ont été enregistrés dans le système de point de vente. Cela comprend toutes les ventes avec tous les produits et moyens de paiement, mais aussi toutes les pièces justificatives, les dépôts et les retraits, mais aussi toutes les données financières quotidiennes, mensuelles et annuelles.
En exportant les données d’un système PDV, elles peuvent être importées dans une autre application pour un traitement ultérieur. Par exemple, le traitement automatisé dans un programme de comptabilité ou l’analyse des groupes de produits et des chiffres de vente dans Microsoft Excel.
En général, le format de l’exportation des données peut être défini par l’utilisateur. Les formats standards sont :
- csv – Comma Separated Values
- JSON – JavaScript Object Notation
- XML – eXtended Markup Language
La sécurité – en ce qui concerne la modification des données – est faible ou inexistante pendant l’exportation. En effet, toute modification entre l’exportation et la réimportation peut se faire sans laisser de traces. Ce mode de mise à disposition des données est donc également déclaré comme non sécurisé par les autorités fiscales françaises et n’est pas reconnu.
Sauvegarde
La sauvegarde des données, également appelée backup, vise à restaurer le système de caisse en cas de panne. La sauvegarde des données est généralement créée à l’aide d’un logiciel tiers. Non seulement les données, mais aussi des parties du système d’encaissement voir l’ensemble du système sont sauvegardés.
Il s’agit toujours d’une « image instantanée » du système. En outre, la sauvegarde ne peut pas être importée dans d’autres programmes. Pour utiliser la sauvegarde, l’application avec laquelle elle a été créée est toujours nécessaire. La plupart du temps, des formats propriétaires sont utilisés pour la sauvegarde.
Le but d’une sauvegarde n’est pas d’enregistrer les données afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement de manière infalsifiable. Une sauvegarde n’a qu’un seul objectif : restaurer le système en cas de défaillance ou de détérioration du matériel.
Du point de vue du système de points de vente cela met en avant un certain nombre de dangers. Pas avec la restauration, mais avec les données. Comme une sauvegarde contient le set de données d’un moment précis passé, toutes les données créées depuis ne sont pas enregistrées. Cela signifie que lorsqu’une sauvegarde est restaurée et que vous continuez à travailler à partir de ces données, une rupture de la chaîne peut se produire.
Par conséquent, après une panne matérielle, il est important soit de commencer par un nouveau set de données, soit de documenter suffisamment la rupture de la chaîne et les données du POS manquantes.
Archivage
L’archive de données, contrairement aux deux concepts précédents, n’est pas une exportation directe. L’archive est une vue restreinte des données qui la fixent. Ici, les données sont stockées de manière inaltérable et les compteurs de chiffre d’affaires sont également fixés pour la période donnée.
C’est également le seul mode d’enregistrement de données reconnu par la législation française.
En même temps que la création de l’archive, les données archivées peuvent être exportées. Cela conduit souvent à des imprécisions linguistiques et les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes. Cependant, lors de l’exportation des données, les règles décrites dans la première section de cet article s’appliquent. Ce n’est qu’ici qu’un élément vient s’ajouter. En fixant les données, l’archive fait également partie de la chaîne. Cela protège les données d’exportation contre toute modification. Mais attention, il y a une exigence supplémentaire ici ! Le chaînage seul ne suffit pas. Les données exportées de l’archive doivent également être stockées sur une mémoire à l’épreuve de l’audit. Sinon, des changements peuvent être effectués de manière arbitraire.
Résumé
Nous considérons que ces trois façons de fournir des données sont importantes et ont leur place dans un système de point de vente. Vous pouvez utiliser une exportation pour traiter les données POS ailleurs. Avec une sauvegarde, vous pouvez sauvegarder le logiciel et le système d’exploitation du système d’encaissement et le restaurer en cas d’urgence.
Cependant, seul l’archivage est une méthode légalement reconnue et inviolable pour conserver les données pendant la période obligatoire de 7 ans.
Si vous voulez en savoir plus sur l’archivage proposé par fiskaltrust, demandez à notre Country Manager de vous présenter plus en détail du produit fiskaltrust.ArchiveAuditable.
Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !
We are Simplifying Complexity: Contactez-nousDatenexport – Backup – Archivierung – Drei Begriffe einfach erklärt
Besonders diese drei Begriffe haben es in sich und werden nicht immer richtig verwendet. Besonders unangenehm wird dies, falls der eine Begriff durch den anderen ausgetauscht wird. Dabei ist die Verwirrung schon vorprogrammiert. Besonders mit dem Blickpunkt auf die Sicherheit von Registrierkassen ist der Umgang und die Verwendung der Daten ein sehr wichtiger Aspekt.
Klären wir daher heute die drei wichtigsten Begriffe, wenn mit Datenbeständen gearbeitet wird.
Datenexport
Der Export von Daten ist die einfachste und grundlegendste Art Daten aus einer Applikation zur Verfügung zu stellen. Denn jedes POS-System (und auch alle anderen Anwendungen) verarbeiten die Daten in einem eigenen, sogenannten proprietären, Format. Und mit einem Export können die vorhanden Daten ohne Formatierung oder mit einem Standardformat gespeichert werden. Der Datenexport wird meistens dazu benötigt um die vorhandenen Daten in anderen Programmen weiterzuverarbeiten.
Mit einem Blick auf Kassensysteme umfasst der Export der Daten die Gesamtheit aller Belege welche im POS-System erfasst wurden. Damit sind alle Verkäufe mit allen Produkten und Zahlungsmitteln, aber auch alle Gutscheine, Ein- und Auszahlung aber auch alle Tages-, Monats- und Jahresabschüsse gemeint.
Mit einem Export der Daten aus einem POS-System können diese in einer anderen Applikation importiert werden und damit auch weiterverarbeitet. Beispielsweise die automatisierte Verarbeitung in einem Buchhaltungsprogramm oder die Analyse der Warengruppen und Verkaufszahlen in Microsoft Excel.
Das Format des Datenexports kann meistens durch den Anwender festgelegt werden. Standardformate sind hierbei
- csv – Comma Separated Values
- JSON – JavaScript Object Notation
- XML – eXtended Markup Language
Die Sicherheit – mit Blick auf eine Veränderung der Daten – ist beim Export gering oder nicht vorhanden. Denn jede Änderung zwischen Export und erneutem Import kann ohne Spuren zu hinterlassen stattfinden. Damit wird diese Art Daten zur Verfügung zu stellen von den französischen Finanzbehörden auch als unsicher deklariert und ist nicht anerkannt.
Datensicherung
Die Datensicherung, auch Backup genannt, zielt auf eine Wiederherstellung des POS-Systems bei einem Ausfall ab. Die Datensicherung wird meistens mit einer Software eines Drittanbieters erstellt. Dabei werden nicht nur die Daten, sondern auch Teile des POS-Systems oder das gesamte System gesichert.
Dabei handelt es sich immer um eine Momentaufnahme des Systems. Weiters kann die Datensicherung nicht in andere Programm importiert werden. Um das Backup zu verwenden ist immer wieder die Applikation mit der sie erstellt wurde notwendig. Denn meistens sind es proprietäre Formate welche für ein Backup verwendet wurden.
Das Ziel eines Backups ist nicht das Sichern der Datenbestände um sie fälschungssicher später wieder verwenden zu können. Ein Backup hat nur ein Ziel: Falls die Hardware ausfällt oder beschädigt wird, dass System widerherzustellen.
Der Blickwinkel auf das POS-System zeigt hier doch einige Gefahren. Nicht bei der Wiederherstellung, sondern bei den Daten. Da ein Backup den Datenbestand eines vergangenen Zeitpunkts enthält, werden auch alle seit dem erzeugten Daten nicht gesichert. Damit kann bei einer Rücksicherung und dem weiterarbeiten mit diesem Bestand ein Bruch der Verkettung entstehen.
Daher ist es wichtig nach einem Hardwareausfall entweder mit einem neuen Datenbestand zu beginnen oder den Bruch der Kette und das Fehlen von Kassendaten ausreichend zu dokumentieren.
Archivierung
Das Datenarchiv ist im Gegensatz zu den vorherigen beiden Arten kein direkter Export. Das Archiv ist ein eingeschränkter Blick auf die Daten, der diese fixiert. Hier werden die Daten unveränderlich abgelegt und auch die Umsatzzähler für den Zeitraum fixiert.
Diese Art ist auch die einzige vom französischen Gesetzgeber anerkannte Art, Daten zu abzulegen.
Gleichzeitig mit dem Erstellen des Archivs kann auch ein Export der archivierten Daten erfolgen. Dadurch kommt es sehr oft zu sprachlichen Ungenauigkeiten und beide Begriffe werden oft als Synonym verwendet. Doch bei einem Export der Daten gilt das gleiche wie im ersten Abschnitt. Nur hier kommt eine Ergänzung hinzu. Durch das fixieren der Daten wird auch das Archiv Bestandteil der Verkettung. Dadurch sind die Exportdaten vor Veränderung geschützt. Aber Achtung, hier gibt es eine zusätzliche Voraussetzung! Das Verketten alleine reicht nicht. Die exportierten Daten des Archivs, müssen auch noch auf einem revisionssicheren Speicher abgelegt werden. Denn sonst können Änderungen willkürlich erfolgen.
Zusammenfassung
Wir sehen alle drei Arten Daten zur Verfügung zu stellen sind wichtig und haben in einem POS-System ihre Berechtigung. Sie können mit einem Export die Kassendaten woanders verarbeiten. Mit einer Datensicherung können Sie die Software und das Betriebssystem des POS-Systems sichern und im Notfall wiederherstellen.
Doch nur das Archivieren ist eine gesetzlich anerkannte und manipulationssichere Methode um Daten über den vorgeschriebenen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren.
Falls Sie mehr über die Archivierung durch fiskaltrust erfahren wollen, fragen Sie unseren Country Manager nach dem Produkt fiskaltrust.ArchiveAuditable.
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