That’s right! The legislator has defined it very simply for the cash register manufacturer in the Finance Act of 2016 and also in the subsequent clarifications:
All data must be in plain text. There is no exact format, for example, specific data fields or data formats, nor defined file formats, except that they must be non-proprietary.
The format of the fiscal archive
This is clearly defined as “non-proprietary”. This means that formats such as pdf, xlsx or docx aren’t permissible. On the other hand, csv, txt or JSON are permitted because these formats can be read by any computer without any additional software.
The contents of the fiscal archive
In its simplicity, the French legislator is very clear: everything must be included!
However, this “everything” has a reference point. It must contain all the data that make the cash operations traceable. So all document data, also the single lines, all periodic closings and all other documents which would change the cash balance.
The period of a fiscal archive
Here the legislator sets only an upper limit: it may not contain more than 365 days and no more. However, it does not prohibit the creation of several smaller archives, for example monthly archives.
And what do the certification bodies say?
They adopt the rules of the legislator and verify their compliance, but they do not extend them. But the verification must include a description of the archive and a way to verify the integrity of the archive. And here it already becomes difficult, because these two points must be created in addition to the POS system and the conformity. With fiskaltrust.Middleware you are covered here, because it is “Compliance-as-a-Service”! You can get both at any time, here on the fiskaltrust website.
Fiscal archives must be understandable!
Legislators and certification bodies agree on this. In the event of a financial audit of a cash register operator, the operator must provide proof of compliance with the law. And right after that he must present the required fiscal archives. If he has not yet created them or has not secured them, he must provide the auditor with instructions in French on how to make the archives available.
And at the same time, this instruction must include an explanation of the archive. What is the structure of the archive, what data is contained, what do the individual data fields mean and much more. This is exactly what is included in the documentation of fiskaltrust. In addition, we explain the contents of an archive in easy-to-follow examples. This makes the control easy, calm and smooth.
Fiscal archives must be protected against manipulation!
Just like the receipt chain, the archives must be protected. On the one hand, the archive document itself must be protected against manipulation. On the other hand, this also applies to the archive, to the physical file itself.
Security against loss
The simplest way of security for archives is retention. For fiscal archives, as for all accounting data, the retention requirement is 6 years plus the current fiscal year. The treasury operator must ensure this. He must store the created data and/or archives in such a way that they cannot be deleted, destroyed, stolen or otherwise disappear. Of course, this can hardly be ensured by the cash register manufacturer; he can only point this out to the retailer and/or operator. However, there is a solution with the fiskaltrust.ArchiveAuditable! Here, the archive data is stored for 6 years in addition to the current year in an audit-proof memory outside the POS system. The best way to protect the archives from loss is to simply store them outside with a third party. Just think how fast a hard disk can be corrupted, a USB stick is lost or the whole POS system is defective.
Ensure the completeness
The POS operator is obliged to ensure the completeness of the archive data. The data contained is provided by the POS system and should be complete, this is the responsibility of the POS manufacturer. But every single archive must be available in chronological order, the POS operator is responsible for that. Here, too, a mishap can happen quickly! Just once forgetting to save the archive to the USB stick or using two different sticks and one disappears, or, or, or… Here, too, there are enough possibilities for mistakes.
Check the content
This is exactly what the law requires! There must be a tool that checks the contents of the archive and reports any existing errors. This tool must be provided by the cash register manufacturer and/or the cash register operator during a cash register audit. It must be easy to use, in French and instructions in French must also be provided to the auditor.
This is another area where fiskaltrust can assist. With the archiving of fiskaltrust, the tool from the website can also be used. It is available free of charge and fulfils all requirements.
We look forward to discussing with you the solutions that fiskaltrust offers to help your business.
We are Simplifying Complexity: Contact usArchives fiscales françaises – C’est pourtant simple !
C’est vrai le législateur l’a défini très simplement pour le fabricant de caisses dans la loi de finances de 2016 et aussi dans les clarifications suivantes :
Toutes les données doivent être disponibles en texte clair. Il n’y a pas de format précis, par exemple certains champs de données ou formats de données, ni de formats de fichiers définis, sauf si le format ne doit pas être propriétaire.
Le format des archives fiscales
Il est clairement défini comme « non propriétaire ». Ainsi, des formats comme pdf, xlsx ou docx ne sont pas autorisés. En revanche, les formats csv, txt ou JSON sont acceptés, car ils peuvent être lus par n’importe quel ordinateur sans aucun logiciel supplémentaire.
Le contenu des archives fiscales
Dans sa simplicité, le législateur français est très clair : tout doit y figurer !
Ce « tout » a toutefois un point de référence. Toutes les données qui permettent de retracer les opérations de la caisse doivent y figurer. Donc toutes les données des documents, même les lignes individuelles, toutes les clôtures périodiques et tous les autres documents qui modifient le solde de caisse.
La période d’une archive fiscale
Le législateur ne fixe ici qu’une limite supérieure : il ne doit pas y avoir plus de 365 jours. Ni plus ni moins. Mais il n’interdit pas de créer plusieurs archives plus petites, par exemple des archives mensuelles.
Et que disent les autorités de certification ?
Elles reprennent les règles du législateur et vérifient leur respect, mais ne les étendent pas. Mais lors de la vérification, il doit y avoir une description de l’archive et un outil de vérification de l’intégrité de celles-ci. Et c’est là que les choses se compliquent déjà, car ces deux points doivent être établis en plus du système POS et de la conformité. Avec le fiskaltrust.Middleware, vous êtes assuré d’être en conformité, car c’est « Compliance-as-a-Service » ! Vous pouvez obtenir les deux à tout moment sur le site web de fiskaltrust.
Les archives fiscales doivent être compréhensibles !
Le législateur et les autorités de certification sont d’accord sur ce point. Si un contrôle financier est effectué chez un utilisateur de caisse, celui-ci doit apporter la preuve de sa conformité à la loi. Et juste après, il doit présenter les archives fiscales exigées. S’il ne les a pas encore créées ou sauvegardées, il doit remettre à l’auditeur des instructions en français sur la manière de mettre les archives à disposition.
Et en même temps, ces instructions doivent contenir une explication des archives. Quelle est la structure de l’archive, quelles sont les données qu’elle contient, que signifient les différents champs de données et bien plus encore. C’est exactement ce que contient la documentation de fiskaltrust. De plus, nous expliquons le contenu d’une archive à l’aide d’exemples facilement compréhensibles. Ainsi, le contrôle peut se faire de manière simple, sereine et sans problème.
Les archives fiscales doivent être protégées contre les manipulations !
Tout comme la chaîne de documents, les archives doivent être protégées. D’une part, le document archivé lui-même doit être protégé contre les manipulations. D’autre part, cela vaut également pour l’archive, pour le fichier physique lui-même.
Sécurité contre la perte
La manière la plus simple de sécuriser les archives est de les conserver. Pour les archives fiscales, comme pour toutes les données comptables, l’obligation de conservation est de 6 ans plus l’exercice en cours. L’utilisateur de la caisse doit s’en assurer. Il doit conserver les données et/ou les archives créées de manière à ce qu’elles ne puissent pas être effacées, détruites, volées ou disparaître d’une autre manière. Bien entendu, le fabricant de caisses ne peut guère garantir cela, il ne peut qu’en informer le commerçant et/ou l’utilisateur. Il existe toutefois une solution avec le produit fiskaltrust.ArchiveAuditable ! Les données d’archives sont stockées pendant 6 ans en plus de l’année en cours dans une mémoire protégée contre les révisions, en dehors du système POS. La meilleure variante pour protéger les archives contre la perte est tout simplement de les stocker à l’extérieur, chez un tiers. Pensons seulement à la rapidité avec laquelle un disque dur est défectueux, une clé USB perdue ou l’ensemble du système POS défectueux.
S’assurer de l’intégralité
L’utilisateur de la caisse est tenu de garantir l’intégralité des données archivées. Les données contenues sont mises à disposition par le système POS et doivent être complètes, c’est le fabricant de la caisse qui en est responsable. Mais chaque archive doit être présente dans l’ordre chronologique, c’est l’utilisateur de la caisse qui en est responsable. Ici aussi, une mésaventure est vite arrivée ! Il suffit d’oublier une seule fois de sauvegarder les archives sur la clé USB ou d’utiliser deux clés différentes et d’en faire disparaître une, ou, ou, ou. Ici aussi, les possibilités d’erreurs sont nombreuses.
Vérifier le contenu
C’est exactement ce qu’impose le législateur ! Il doit y avoir un outil qui vérifie le contenu de l’archive et signale les erreurs existantes. Cet outils doit être mis à disposition par le fabricant de la caisse et/ou par l’utilisateur de la caisse lors d’un contrôle de la caisse. Il doit être facile à utiliser, en français, et des instructions en français doivent également être mises à la disposition de l’auditeur.
Là encore, fiskaltrust peut apporter son soutien. L’archivage de fiskaltrust permet également d’utiliser l’outils de vérification disponible sur son site Internet. Il est disponible gratuitement et répond à toutes les exigences.
Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !
We are Simplifying Complexity: Contactez-nousFranzösische Fiskalarchive – Das ist doch ganz einfach!
Stimmt der Gesetzgeber hat es im Finanzgesetz von 2016 und auch in den nachfolgenden Klarstellungen sehr einfach für den Kassenhersteller definiert:
Es müssen alle Daten im Klartext vorhanden sein. Es gibt kein genaues Format, beispielsweise bestimmte Datenfelder oder Datenformate, noch definierte Dateiformate, außer des darf nicht proprietär sein.
Das Format des Fiskalarchivs
Das ist eindeutig als „nicht proprietär“ definiert. Damit fallen Formate wie pdf, xlsx oder docx durch den Rost, sie sind nicht erlaubt. Möglich sind hingegen csv, txt oder JSON, denn diese Formate können ohne jede zusätzliche Software von jedem Computer gelesen werden.
Die Inhalte des Fiskalarchivs
In seiner Einfachheit ist der französische Gesetzgeber sehr klar: Alles muss enthalten sein!
Dieses „Alles“ hat jedoch einen Bezugspunkt. Es müssen alle Daten enthalten sein, welche die Kassenoperationen nachvollziehbar machen. Also alle Belegdaten, auch die einzelnen Zeilen, alle periodischen Abschlüsse und alle anderen Belege welche den Kassenbestand verändern.
Der Zeitraum eins Fiskalarchivs
Hier setzt der Gesetzgeber nur eine obere Grenze: Es dürfen nicht mehr als 365 Tage enthalten sein. Nicht mehr und auch nicht weniger. Er untersagt aber nicht mehrere kleinere Archive, zum Beispiel monatliche Archive , zu erstellen.
Und was sagen die Zertifizierungsstellen?
Die übernehmen natürlich die Regeln des Gesetzgebers und überprüfen deren Einhaltung, sie erweitern Sie jedoch nicht. Aber bei der Überprüfung muss eine Beschreibung des Archivs und ein Prüftool vorhanden sein. Und hier wird es jetzt bereits schwierig, denn diese beiden Punkte müssen noch zusätzlich zum POS-System und der Konformität erstellt werden. Mit der fiskaltrust.Middleware sind sie hier abgesichert, denn es gilt „Compliance-as-a-Service“! Sie erhalten beides jederzeit hier auf der Webseite von fiskaltrust.
Fiskalarchive müssen verständlich sein!
Da sind sich Gesetzgeber und Zertifizierungsstellen einig. Falls eine Finanzkontrolle bei einem Kassenbetreiber erfolgt muss er denn Nachweis der Gesetzeskonformität erbringen. Und gleich danach muss er die geforderten Fiskalarchive vorlegen. Falls er sie noch nicht erstellt hat oder nicht extra gesichert hat, muss er dem Auditor eine Anleitung in französischer Sprache aushändigen, wie die Archive zur Verfügung gestellt werden.
Und gleichzeitig muss in dieser Anleitung eine Erklärung des Archivs enthalten sein. Welche Struktur hat das Archiv, welche Daten sind enthalten, was bedeuten die einzelnen Datenfeld und noch viel mehr. Genau das ist in der Dokumentation von fiskaltrust enthalten. Zusätzlich erklären wir den Inhalt eines Archives in leicht nachvollziehbaren Beispielen. Damit kann die Kontrolle einfach, ruhig und reibungslos erfolgen.
Fiskalarchive müssen vor Manipulation geschützt werden!
Gleich wie die Belegkette müssen die Archive geschützt werden. Einerseits muss der Archiv-Beleg selbst gegen Manipulation gesichert sein. Andererseits gilt dies auch für das Archiv, für die physikalische Datei selbst.
Sicherheit vor Verlust
Die einfachste Art der Sicherheit für Archive ist Aufbewahrung. Für Fiskalarchive gilt wie für alle Buchhaltungsdaten die Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren plus das aktuelle Geschäftsjahr. Dies muss der Kassenbetreiber sicherstellen. Er muss die erstellten Daten und/oder Archive so aufbewahren, dass sie nicht gelöscht, zerstört, gestohlen werden oder sonst irgendwie verschwinden können. Natürlich ist dies für den Kassenhersteller kaum sicherzustellen, er kann den Händler und/oder Betreiber nur darauf hinweisen. Jedoch gibt es eine Lösung mit dem fiskaltrust.ArchiveAuditable! Die Archivdaten werden für 6 Jahre zusätzlich zum laufenden Jahr in einem revisionssicheren Speicher außerhalb des POS-Systems abgelegt. Die beste Variante um die Archive vor Verlust zu schützen, ist sie einfach außerhalb bei einem Dritten abzulegen. Denken wir nur daran wie schnell eine Festplatte defekt ist, ein USB-Stick verloren geht oder das ganze POS-System defekt ist.
Die Vollständigkeit sicherstellen
Der Kassenbetreiber ist verpflichtet die Vollständigkeit der Archivdaten sicherzustellen. Die enthaltenen Daten werden vom POS-System zur Verfügung gestellt und sollten Vollständig sein, dafür ist der Kassenhersteller zuständig. Aber jedes einzelne Archiv muss in chronologischer Reihenfolge vorhanden sein, dafür ist der Kassenbetreiber zuständig. Auch hier ist schnell ein Missgeschick passiert! Nur ein einziges Mal vergessen das Archiv auf den USB-Stick zu sichern oder es werden zwei verschiedene Sticks verwendet und einer verschwindet, oder, oder, oder. Auch hier gibt es genug Möglichkeiten für Fehler.
Den Inhalt überprüfen
Genau das schreibt der Gesetzgeber vor! Es muss ein Tool geben, welches den Inhalt des Archivs prüft und vorhandene Fehler meldet. Dieses Hilfsprogramm muss während einer Kassenprüfung vom Kassenhersteller und/oder vom Kassenbetreiber zur Verfügung gestellt werden. Es muss einfach verwendbar, auf französischer Sprache sein und auch eine Anleitung in Französisch muss dem Auditor zur Verfügung gestellt werden.
Auch hier kann fiskaltrust unterstützen. Mit der Archivierung von fiskaltrust kann auch das Hilfsprogramm von der Webseite verwendet werden. Es steht kostenfrei zur Verfügung und erfüllt alle Anforderungen.
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