Fiskalarchiv: Was genau verlangt das Gesetz?

Als Steuerpflichtiger sind Sie verpflichtet, die von Ihrer Software oder Ihrem POS-System aufgezeichneten Daten zu archivieren. Fragen Sie sich, wie die Gesetzeslage  ist und wie Sie sie umsetzen können? fiskaltrust geht im Detail darauf ein, was das Gesetz vorschreibt und erklärt, wie Sie die aktuelle Gesetzgebung einhalten können.

Das Archiv im Sinne des Gesetzes

Der Zweck des Archivs besteht laut Gesetz darin, die Speicherung und Fixierung von Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt festzulegen.

• Das Gesetz schreibt vor, dass das Archivierungsverfahren mit Hilfe einer technischen Vorrichtung durchgeführt wird, die die Unversehrtheit des erstellten Archivs im Laufe der Zeit gewährleistet. Diese technische Vorrichtung muss auch sicherstellen, dass das erstellte Archiv genau mit den ursprünglichen Daten übereinstimmt, aus denen es erstellt wurde.
• Das Gesetz lässt Ihnen die Wahl, die Aufzeichnungen POS-System aufzubewahren. Oder, wenn Ihr System ein Löschverfahren bietet, die Aufzeichnungen außerhalb der Software oder des Systems zu speichern. Das Gesetz nennt einige Beispiele für externe physische Datenträger: USB-Stick, optische Datenträger oder eine externe Festplatte.
• Das gewählte Archivmedium muss sicher sein. Das Gesetz schreibt keine technische Lösung vor, um diese Sicherheit zu gewährleisten, sondern legt fest, dass das Archivmedium die Integrität der archivierten Daten und ihre Verfügbarkeit im Falle einer Prüfung gewährleisten muss.
• Das Gesetz sieht auch vor, dass Sie sich an einen externen Archivar wenden können, der sich in Ihrem Namen um die Erhaltung Ihrer Archive kümmert.
• Die Daten im Archiv müssen für die Finanzbehörden im Falle einer Kontrolle leicht lesbar sein, auch wenn Sie Ihre Software oder Ihr Kassensystem geändert haben. Zu diesem Zweck schreibt das Gesetz vor, dass die Archivdaten in einem offenen Format gespeichert werden müssen. Auch hier werden einige Beispiele gegeben, wie txt, csv oder xml Dateien.
• Jedes Archiv muss von der Software oder dem POS-System zuverlässig zurückverfolgt werden können. Auch die Rückverfolgbarkeitsdaten des Lösch- und Archivierungsverfahrens müssen aufbewahrt werden.
• Das Gesetz schreibt keinen Zeitraum für die Erstellung eines Archivs vor, legt aber fest, dass ein Archiv nicht mehr als ein Jahr (365 Tage) an Daten enthalten darf. Der Zeitraum kann jedoch auf einem Kalenderjahr oder einem Geschäftsjahr basieren.
• Der Hersteller Ihrer Software oder Ihres POS-Systems muss Ihnen eine Funktion zur Verfügung stellen, mit der Sie Archivdateien erstellen können. Sie sind jedoch verpflichtet, die archivierten Daten während der gesetzlichen Frist von 7 Jahren (6 Jahre plus das laufende Jahr) aufzubewahren.

Das Fiskalarchiv nach den gesetzlichen Anforderungen selbst umsetzen

Vorsicht, wenn Sie dachten, es reiche aus, Daten von Zeit zu Zeit auf einem USB-Stick zu speichern also zu exportieren. Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen Datensicherung und Datenarchivierung. Eine Datensicherung ist in der Tat nur ein zu einem bestimmten Zeitpunkt exportierter Datensatz, der es Ihnen ermöglicht, Ihr System im Falle eines Ausfalls wiederherzustellen. Dies ist nicht zu verwechseln mit der Archivierung, wie sie oben beschrieben wurde.

Wenn Sie die Archive selbst verwalten wollen, müssen Sie zunächst ein Speichermedium festlegen. Die Archive können lokal auf Ihrem System oder auf einem externen Medium (USB-Stick, Festplatte, etc.) gespeichert werden. Auch hier ist eine Stolperfalle eingebaut:

Kann das Medium die Daten technisch über den gesamten Zeitraum speichern? Im Handel erhältliche CD-ROMs garantieren zwischen drei und fünf Jahren.

Was passiert wenn der kleine USB-Stick verloren geht? Sie selbst sind verantwortlich, dass die Archive über den gesamten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Sie müssen dann ein sicheres Archivierungsverfahren entwickeln. Das heißt, dass Sie die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt fixieren und unveränderbar machen können. Beachten Sie, dass bei diesem Verfahren, dass die Archive nicht in einem proprietären Format vorliegen dürfen. Die Archive müssen für die Steuerbehörden jederzeit ohne spezielle Software lesbar sein. Da der Inhalt nicht standardisiert ist, müssen Sie eine spezielle Dokumentation für die Steuerbehörden erstellen, die eine detaillierte Erläuterung der Daten im Archiv enthält.

Auch hier ist ein Problem versteckt, welches Sie nicht außer Acht lassen sollten: Sobald Daten klar lesbar sind, können Sie von jedem leicht geändert werden. Wie stellen Sie sicher, dass die Daten über mindestens 7 Jahre unverändert bleiben bzw. die Änderungen erkannt werden?

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass jede Archivierung zuverlässig nachverfolgt werden kann. Auch hier ist eine gewisse Entwicklung erforderlich, um ein spezielles Protokoll in Ihrem System zu erstellen und es zu verketten und zu sichern.

Nachdem Sie Ihr Archivierungsverfahren und die Rückverfolgbarkeit der Archivierung festgelegt haben, müssen Sie das gewählte Speichermedium sichern. Wenn Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, Ihre Archive auf einem USB-Stick zu speichern, müssen Sie sicherstellen, dass dieser sieben Jahre lang jederzeit verfügbar ist, damit Sie ihn im Falle einer Steuerprüfung dem Prüfer aushändigen können. Außerdem müssen Sie dem Prüfer ein Tool an die Hand geben, mit dem er die Integrität der auf dem USB-Stick enthaltenen Unterlagen überprüfen kann. Mit anderen Worten, ein Mittel, um zu überprüfen, ob die auf dem Stick enthaltenen Archive mit den Originaldaten identisch sind und ob sie in keiner Weise verändert wurden. Auch hier ist ein wenig Entwicklungsarbeit erforderlich.

Die Steuerunterlagen Ihres Unternehmens selbst zu erstellen und aufzubewahren ist möglich, aber mühsam! Natürlich können Sie das Archiv auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder im POS-System selbst speichern. Aber was passiert, wenn das Speichermedium verloren geht oder beschädigt wird? Was tun Sie, wenn Ihr POS-System nicht mehr funktioniert? Das ist eine Katastrophe, wenn die Steuerprüfung kommt, weil Sie die geforderten Nachweise nicht mehr erbringen können. Wie bereits erwähnt, geht es beim Archiv nicht nur um die Aufbewahrung von Daten. Wie wollen Sie gegenüber dem Prüfer nachweisen, dass die Daten nicht verändert wurden?

Um es nochmals kurz zusammenzufassen: Der PosOperator braucht von Ihnen ein Kassenarchiv, das in einem offen Format (jederzeit lesbar) erstellt wird. Welches mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden muss und jede Änderung unmöglich oder zumindest nachvollziehbar macht. Zusätzlich müssen Sie eine Dokumentation des Archivs erstellen und auch eine Prüfsoftware in französischer Sprache anbieten. Und auch die Dokumentation und das Tool muss diese sieben Jahre zur Verfügung stehen und funktionieren. Das kann eine unüberwindbare Hürde in der Entwicklung von POS-Systeme darstellen.

Bleiben Sie auf der sicheren Seite! fiskaltrust hat die Lösung, die Sie brauchen.

Erleichtern Sie sich das Leben mit dem fiskaltrust.ArchiveAuditable

fiskaltrust steht für Kassensicherheit. Wir garantieren aber nicht nur die Unveränderbarkeit von Daten und die Nachvollziehbarkeit von Belegen. Auch die Archivierung ist für fiskaltrust von größter Bedeutung! Wir kennen die französischen Sicherheitsvorschriften für Registrierkassen und wissen, dass sie eingehalten werden müssen und auch wie das erreicht werden kann.

Selbstverständlich unterstützen wir unsere Partner mit der fiskaltrust.Middleware dabei, dass die POS-Systeme gesetzeskonform sind. Dies geschieht mit minimalen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft, so dass sich jeder PosOperator auf sein Tagesgeschäft konzentrieren kann, ohne sich auch noch um dieses Gesetz kümmern zu müssen. In diesem Sinne geht fiskaltrust.Middleware noch einen Schritt weiter und bietet Ihnen ein zuverlässiges und revisionssicheres Archiv.

So bietet fiskaltrust.Middleware ein Archiv, das fiskaltrust.ArchiveAuditable, das auf den ISCA-Grundsätzen basiert, die dem Gesetz zugrunde liegen:

• Unveränderlichkeit
• Sicherheit
• Aufbewahrung (Datenspeicherung)
• Archivierung

Mit unserem fiskaltrust.ArchiveAuditable werden alle Summenzähler für einen frei wählbaren Zeitraum (maximal ein Jahr) fixiert. Ein archivspezifischer Beleg wird eigenständig erstellt, dann verkettet, gehasht, signiert und schließlich in einem Protokoll gespeichert. Der Archivbeleg enthält alle diese Summenzähler und kann nicht mehr verändert werden. Zusätzlich wird eine Datei mit allen Belegdaten für den Archivzeitraum bereitgestellt.

Sobald Sie also ein Archiv über Ihr POS-System erstellen, wird auch ein Archiv in der fiskaltrust.Cloud angelegt. Diese Archive können Sie dann jederzeit und schnell über das fiskaltrust.Portal abrufen. Und das für mindestens 6 Jahre plus das aktuelle Jahr.

Ein Fiskalarchiv kann nicht sicherer sein als an einem Speicherort, auf den Sie nur lesenden Zugriff haben! Denn auf diese Weise ist es absolut unmöglich, Änderungen vorzunehmen. Und bequemer kann eine Kassenprüfung nicht sein: Sie loggen sich in das Portal ein und laden das Zertifikat und das Archiv auf einen USB-Stick, den Sie dann dem Prüfer aushändigen.

Selbstverständlich liegen die Daten in einem neutralen Format vor, so dass der Prüfer sie leicht lesen kann. Außerdem hat fiskaltrust einen speziellen Leitfaden für die Steuerbehörden erstellt, um die Prüfung zu erleichtern und die von der fiskaltrust.Middleware erstellten Archive im Detail zu beschreiben. Um den Prüfern die Arbeit so leicht wie möglich zu machen, hat fiskaltrust auch ein unabhängiges Tool entwickelt, mit dem die Integrität der Archive überprüft und festgestellt werden kann, ob Änderungen an den Originaldaten vorgenommen wurden.

Und für den Fall, dass Sie in all dem Trubel der Steuerprüfung nicht mehr wissen, wie das fiskaltrust.Archiv funktioniert, haben wir im fiskaltrust.Portal eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie erstellt.

Archive fiscale : ce qu’impose exactement la loi

En tant qu’assujetti vous avez l’obligation d’archiver les données enregistrées par votre logiciel ou système de caisse. Vous vous demandez en quoi consiste cette exigence légale et comment la mettre en œuvre ? fiskaltrust revient pour vous en détail sur ce que la loi impose et vous explique comment ce conformer à la législation en vigueur.

L’archive selon la loi

L’objectif de l’archive selon la loi est de fixer le stockage de données à un moment donné.

• La loi impose que la procédure d’archivage soit effectuée via un dispositif technique permettant de garantir l’intégrité des archives produites dans le temps. Ce dispositif technique doit également permettre de garantir que les archives produites soient exactement identiques aux données initiales à partir desquelles elles sont créées.
• La loi vous laisse le choix de conserver les archives dans le logiciel ou système de caisse. Ou, si votre système propose une procédure de purge, de conserver les archives en dehors du logiciel ou du système de caisse. La loi cite quelques exemples de supports physiques externes : clé USB, disque optique ou disque dur externe.
• Le support d’archive choisi doit être sécurisé. La loi n’impose aucune solution technique pour assurer cette sécurisation, mais précise que le support d’archive doit permettre de garantir l’intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle.
• La loi précise aussi qu’il vous est possible de faire appel à un tiers archiveur, qui se chargera pour votre compte d’assurer la conservation de vos archives.
• Pour ce qui est des données de l’archive, celles-ci doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque vous avez changé de logiciel ou de système de caisse. Pour cela, la loi impose que les données d’archivage soient enregistrées dans un format ouvert. Là encore, quelques exemples sont donnés, comme des fichiers txt, csv ou xml.
• Chaque génération d’archive doit être tracée par le logiciel ou système de caisse, selon un procédé fiable. Aussi, les données de traçabilité de la procédure de purge et d’archivage doivent être conservées.
• La loi n’impose pas de périodicité à la génération d’archive, mais précise toutefois qu’une archive ne peut pas contenir plus d’un an de donnée (365 jours) basé sur une année calendaire ou une année d’exercice. 
• L’éditeur de votre logiciel ou système de caisse doit obligatoirement prévoir une fonction vous permettant de générer des fichiers d’archive. Vous avez néanmoins l’obligation de conserver les données archivées pendant la durée légale, soit 7 ans (6 ans plus l’année en cours).

Mettre en œuvre les obligations légales d’archive fiscale soi-même

Attention, si vous pensiez qu’il vous suffisez simplement d’enregistrer (exporter) les données de temps en temps sur une clé USB. La législation fait une distinction claire entre la sauvegarde et l’archivage des données. En effet, une sauvegarde n’est qu’un set de données exporté à un moment T qui vous permet de restaurer votre système en cas de panne. A ne pas confondre donc avec l’archivage comme décrit ci-dessus.

Si vous souhaitez vous occuper vous-même des archives, il vous faut commencer par choisir un support de conservation. Les archives peuvent être conservées localement sur votre système ou sur un support externe (clé USB, disque dur,…).

Ici aussi, il y a quelques pièges à éviter :

Le support peut-il techniquement stocker les données pendant toute la période ? Les CD-ROM disponibles dans le commerce sont garantis entre trois et cinq ans.

Que se passe-t-il si la petite clé USB est perdue ? Vous êtes vous-même responsable de la disponibilité des archives pendant toute la période.

Il vous faudra ensuite développer une procédure d’archivage sécurisé. C’est-à-dire, permettant de fixer les données à une date certaine et de rendre celles-ci inaltérables. Pour cette procédure, gardez bien en tête que les archives ne doivent pas être dans un format propriétaire. En effet, les archives doivent être lisibles par les autorités fiscales à tout moment sans logiciel particulier. Le contenu n’ayant pas été normalisé, vous devrez créer une documentation spécifique à destination des autorités fiscales contenant une explication détaillée des données présentes dans l’archive.

Là aussi, il y a un problème caché que vous ne devez pas ignorer : Dès lors que les données sont clairement lisibles, elles peuvent facilement être modifiées par n’importe qui. Comment vous assurez-vous que les données restent inchangées pendant au moins 7 ans ou que les changements sont reconnus ?

Vous devrez également vous assurer que chaque génération d’archive est tracée de manière fiable. Ici aussi, un peu de développement s’impose pour créer un journal dédié dans votre système mais aussi chaîner et sécuriser celui-ci.

Une fois votre procédure d’archivage et la traçabilité de la génération des archives définies, il vous faudra sécurisé le support de conservation choisi. Par exemple, si vous choisissez de conserver vos archives sur une clé USB, vous devrez vous assurer que celle-ci est disponible à tout moment et ce pendant 7 ans afin de pouvoir remettre celle-ci au contrôleur en cas d’audit fiscal. Aussi, vous devrez fournir à l’auditeur un outil lui permettant de vérifier l’intégrité des archives contenus sur la clé USB. C’est-à-dire, un moyen de vérifier que les archives contenues sur la clé sont bien identiques aux données originales et que celles-ci n’ont en aucun cas été modifiées. Là aussi, un peu de développement à prévoir.

Créer et stocker soi-même les archives fiscales de sa société est possible mais laborieux ! Bien sûr, vous pouvez stocker l’archive sur un disque dur externe, une clé USB ou dans le système du point de vente lui-même. Mais que se passe-t-il si le support de stockage est perdu ou endommagé ? Que faites-vous si votre système de caisse ne fonctionne plus ? C’est la catastrophe lorsque le contrôle fiscal pointe le bout de son nez car vous ne pouvez plus fournir les preuves requises. Aussi, comme expliqué précédemment, l’archive ne se limite pas seulement à conserver les données. Comment justifierez vous à l’auditeur que les données n’ont pas été modifiées ?

Pour résumer à nouveau brièvement : Le PosOperator a besoin de votre part d’une archive de caisse créée dans un format ouvert (lisible à tout moment). Qui doit être conservé pendant au moins sept ans et rend toute modification impossible ou du moins traçable. En outre, vous devez créer une documentation sur les archives et fournir un logiciel d’audit en français. Et aussi la documentation et l’outil doivent être disponibles et fonctionner pendant ces sept années. Cela peut constituer un obstacle insurmontable dans le développement des systèmes de point de vente.

Rassurez-vous ! fiskaltrust a la solution qu’il vous faut.

Se faciliter la vie grâce à l’ArchiveAuditable de fiskaltrust

fiskaltrust est synonyme de sécurité pour les caisses enregistreuses. Cependant, nous ne nous contentons pas de garantir immuabilité des données et traçabilité des reçus. L’archivage est aussi d’une importance capitale pour fiskaltrust ! Nous connaissons la réglementation française en matière de sécurité des caisses enregistreuses et la nécessité de s’y conformer.

Bien entendu, nous soutenons nos partenaires avec le fiskaltrust.Middleware pour assurer la conformité des systèmes de caisses avec la loi. Et cela en limitant au maximum l’impacte sur le business au quotidien pour que chaque utilisateur puisse se concentrer sur ses ventes sans avoir à se soucier des lois. Toujours dans ce but, le fiskaltrust.Middleware va plus loin afin de vous fournir une archive fiable et à l’épreuve des audits.

Ainsi, le fiskaltrust.Middleware fournit une archive, fiskaltrust.ArchiveAuditable, basée sur les principes ISCA fondement de la loi :

• Inaltérabilité
• Sécurité
• Conservation (Stockage des données)
• Archivage

Avec notre fiskaltrust.ArchiveAuditable tous les grands totaux sont fixés pour une période donnée de votre choix (un an maximum). Un reçu spécifique à l’archive est créé indépendamment, puis chaîné, haché, signé, et enfin stocké dans un journal. Le document d’archive contient tous ces compteurs de totaux et ne peut être modifié. En outre, un fichier contenant toutes les données des reçus de la période d’archivage est fourni.

Ainsi, dès que vous créez une archive via votre système POS, une archive est également créée dans le fiskaltrust.Cloud. Vous pouvez ensuite récupérer ces archives rapidement et à tout moment via le fiskaltrust.Portal. Et ce, pendant au moins 6 ans en plus de l’année en cours.

Une archive fiscale ne peut pas être plus sûre que dans un lieu de stockage auquel vous n’avez accès qu’en lecture seule ! Car de cette manière, il est absolument impossible de faire des changements. Et un contrôle de caisse ne peut pas être plus confortable : vous vous connectez au portail et vous chargez le certificat de caisse ainsi que les archives sur une clé USB que vous remettez ensuite à l’auditeur.

Bien sûr, les données sont dans un format neutre afin d’être lues aisément par l’auditeur. Et fiskaltrust a prévu un guide spécifique à destination de l’administration fiscale pour faciliter l’audit et décrire en détail les archives créées par le fiskaltrust.Middleware. Pour faciliter au maximum le travail des auditeurs, fiskaltrust a aussi développer un outil indépendant permettant de vérifier l’intégrité des archives et détecter si des modifications ont été apportées par rapport aux données originelles.

Aussi, au cas où vous ne vous souviendriez pas du fonctionnement de la fiskaltrust.ArchiveAuditable dans toute l’agitation du contrôle fiscal, nous avons également créé pour vous un guide pas à pas dans le portail fiskaltrust.Portal.