Fristen ans Finanzamt klar erklärt und was sich automatisieren lässt
Worum es geht
Seit 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme der Finanzverwaltung melden. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst stets alle Kassensysteme an diesem Standort. Innerhalb einer Mitteilung gilt die Bruttomethode, das heißt alle Systeme der Betriebsstätte werden gemeinsam erfasst.
Die Fristen 2025 im Überblick
Altgeräte bis 31. Juli 2025 melden
Alle Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis 31. Juli 2025 gemeldet sein.
Neuanschaffungen ab 1. Juli 2025
Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung.
Außerbetriebnahmen ab 1. Juli 2025
Wird ein System ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist die Abmeldung innerhalb eines Monats fällig. Voraussetzung ist, dass die Anschaffung des Systems bereits gemeldet wurde.
Sonderfall Altgerät vor 1. Juli 2025 außer Betrieb
Wird ein System noch vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen, ist keine Meldung mehr erforderlich.
Meldeweg
Die Übermittlung muss elektronisch erfolgen. Man kann seine Systeme entweder manuell über Mein ELSTER melden oder technisch über die ERiC Schnittstelle, wie zB. bei der automatisierten fiskaltrust Finanzamtsmeldung.
Welche Angaben in die Meldung gehören
Für jede Betriebsstätte werden unter anderem benötigt
- Unternehmensdaten und Adresse der Betriebsstätte
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
- Softwarebezeichnung und Version
- Seriennummern der Kassensysteme
- Die 64 stellige TSE-Seriennummer, sowie die BSI-Zertifizierungs ID
- Daten zu Anschaffung Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme
Praxis Tipp
Viele dieser Felder lassen sich strukturiert aus DSFinV K Daten entnehmen und automatisch vorbefüllen.
Was sich automatisieren lässt
Automatisierung senkt Aufwand und Fehlerquote deutlich. Bewährt haben sich
Stammdatenabgleich
Unternehmens und Standortdaten aus ERP und Kassenverwaltung übernehmen, Pflichtfelder und Formate prüfen.
Geräteinventar je Betriebsstätte
Kassensysteme und Terminals standortbezogen verwalten. So wird die Bruttomethode automatisch eingehalten.
TSE Informationen erfassen
Seriennummern Zertifizierungs ID sowie Start und Enddaten aus den TSE Protokollen übernehmen.
Vorbefüllung aus DSFinV K
Felder der Meldung direkt aus DSFinV K Exports befüllen und manuelle Eingaben reduzieren.
Lebenszyklus Ereignisse tracken
Anschaffung Umzug zwischen Betriebsstätten und Außerbetriebnahme erkennen und entsprechende Meldungen anstoßen.
Übermittlung vorbereiten
Datensätze für Mein ELSTER oder die ERiC Schnittstelle aufbereiten und zentral verwalten.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
- Nicht pro Betriebsstätte gedacht
Eine Meldung pro Standort. Innerhalb der Meldung alle Systeme des Standortes gemeinsam erfassen.
- Fristen übersehen
Übergangsfrist bis 31. Juli 2025 beachten. Ab 1. Juli gilt die Monatsfrist für Anschaffungen und Außerbetriebnahmen.
- Unvollständige TSE Daten
Ohne Seriennummern und Zertifizierungs ID ist die Meldung unvollständig.
- Lebenszyklus nicht dokumentiert
Änderungen im Gerätepark und Standortwechsel zeitnah erfassen und melden.
Checkliste für die interne Vorbereitung
- Betriebsstätten sauber abgegrenzt
- Vollständiges Geräteinventar je Standort
- TSE Daten geprüft und dokumentiert
- DSFinV K Exporte aktuell und verfügbar
- Verantwortlichkeiten und Fristen im Team geklärt
- Prozess für Anschaffung Umzug und Außerbetriebnahme definiert
So unterstützt fiskaltrust
Mit Compliance as a Service stellt fiskaltrust alle Bausteine bereit, um Kassenmeldungen effizient und finanzamtkonform umzusetzen
- Zentrales Inventar über alle Standorte
- Automatische Erfassung der TSE Informationen
- Vorbefüllung der Meldedaten aus DSFinV K
- Lebenszyklusmanagement mit Audit Trail
- Aufbereitung für Mein ELSTER und ERiC
- Dashboards mit Erinnerungen für Fristen
Ergebnis: weniger manueller Aufwand weniger Rückfragen mehr Sicherheit in der Prüfung.
Kurz beantwortet
Was bedeutet Bruttomethode
Innerhalb einer Mitteilung werden stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte zusammen gemeldet.
Was passiert bei einem Umzug des Kassensystems
Der Standortwechsel ist ein Ereignis im Lebenszyklus und erfordert eine aktualisierte Meldung der betroffenen Betriebsstätten.
Wer meldet bei Filialnetzen
Zentral verantwortete Meldungen sind möglich. Entscheidend bleibt die korrekte Erfassung je Betriebsstätte
Nächste Schritte
- Interne Bestandsaufnahme je Betriebsstätte durchführen
- DSFinV K Exporte prüfen und für die Vorbefüllung nutzen
- Fristenplan und Verantwortlichkeiten festlegen
- Automatisierung mit fiskaltrust Demo testen
- Für das Webinar registrieren oder die Aufzeichnung anfordern
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Kassenmeldungen in der Praxis
Datum: 18. November 2025
Uhrzeit: 10 Uhr
Inhalte: Fristen, Datenfelder, Automatisierung mit fiskaltrust & Antworten auf häufige Fragen
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Kontakt
Dominik Fallert
Strategic Business Development Manager
dominik.fallert@fiskaltrust.de
Rechtsstand 04. November 2025. Bitte branchenspezifische Besonderheiten und neue Hinweise der Finanzverwaltung berücksichtigen.
English version below
Cash Register Notifications 2025 in Germany
Deadlines clearly explained – and how automation can make life easier
Overview
As of 2025, companies in Germany are required to report their electronic recording systems to the tax authorities.
The notification must be made per business location and must always include all cash register systems used at that site.
The gross method applies, meaning all systems at one location must be reported together in a single notification.
Key Deadlines for 2025
Legacy systems – report by 31 July 2025
All systems purchased before 1 July 2025 must be reported no later than 31 July 2025.
New acquisitions from 1 July 2025 onwards
For systems purchased on or after 1 July 2025, the reporting deadline is one month after purchase.
Decommissioning from 1 July 2025
If a system is decommissioned after 1 July 2025, deregistration must occur within one month, provided the original purchase was already reported.
Special case: Decommissioned before 1 July 2025
If a system is permanently decommissioned before 1 July 2025, no notification is required.
How to Submit the Notification
Notifications must be submitted electronically.
You can either report manually via Mein ELSTER or automatically via the ERiC interface, for example using the fiskaltrust automated tax office reporting feature.
Required Information
For each business location, the following data must be included:
- Company and business location details
- Type of electronic recording system
- Software name and version
- Serial numbers of the cash registers
- 64-character TSE serial number and BSI certification ID
- Dates of acquisition, commissioning, and decommissioning
Pro tip:
Many of these fields can be automatically prefilled from DSFinV-K data.
What Can Be Automated
Automation significantly reduces workload and errors. Proven processes include:
- Master data matching
Import company and location data from ERP or POS management systems and validate required fields and formats. - Device inventory per location
Manage all cash register systems and terminals by location to ensure compliance with the gross method. - TSE information capture
Import serial numbers, certification IDs, and activation/deactivation dates from TSE logs. - Prefilling from DSFinV-K exports
Automatically populate reporting fields from DSFinV-K data to reduce manual input. - Lifecycle event tracking
Detect acquisitions, relocations between locations, and decommissions – and trigger corresponding notifications. - Submission preparation
Prepare datasets for Mein ELSTER or ERiC and manage them centrally.
Common Mistakes – and How to Avoid Them
Reporting per company instead of per location
Always submit one notification per business site, including all systems at that site.
Missing deadlines
Note the transition period until 31 July 2025. From 1 July, a one-month deadline applies to acquisitions and decommissions.
Incomplete TSE data
Missing serial numbers or certification IDs make your report invalid.
Undocumented lifecycle changes
Record and report equipment changes or relocations promptly.
Internal Preparation Checklist
Clear separation of business locations
Complete device inventory per location
Verified and documented TSE data
Up-to-date DSFinV-K exports
Defined responsibilities and deadlines
Processes established for acquisition, relocation, and decommissioning
How fiskaltrust Supports You
With Compliance as a Service, fiskaltrust provides everything you need to implement cash register notifications efficiently and in full compliance with tax regulations:
- Central inventory management across all locations
- Automatic collection of TSE information
- Prefilled reporting data from DSFinV-K
- Lifecycle management with audit trail
- Data preparation for Mein ELSTER and ERiC
- Dashboards with automated deadline reminders
Result:
Less manual effort, fewer follow-up questions, and greater confidence during audits.
Quick Answers
What is the gross method?
All electronic recording systems at a business location must be reported together in one notification.
What if a POS system is relocated?
A relocation counts as a lifecycle event and requires updated reporting for both affected locations.
Who reports in multi-branch organisations?
Centralised reporting is possible – as long as each business location is accurately recorded.
Next Steps
- Conduct an internal inventory for each business location
- Review DSFinV-K exports for prefilled data
- Define deadlines and responsibilities
- Test automation with a fiskaltrust demo
- Register for the upcoming webinar or request the recording
Contact
Dominik Fallert
Strategic Business Development Manager
📧 dominik.fallert@fiskaltrust.de