Seit 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme der Finanzverwaltung melden. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst stets alle Kassensysteme an diesem Standort.

Innerhalb einer Mitteilung gilt die Bruttomethode, das heißt alle Systeme der Betriebsstätte werden gemeinsam erfasst.

Fristen

Altgeräte bis 31. Juli 2025 melden 
Alle Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis 31. Juli 2025 gemeldet sein. 

Neuanschaffungen ab 1. Juli 2025 
Für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung. 

Außerbetriebnahmen ab 1. Juli 2025 
Wird ein System ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist die Abmeldung innerhalb eines Monats fällig. Voraussetzung ist, dass die Anschaffung des Systems bereits gemeldet wurde. 

Sonderfall Altgerät vor 1. Juli 2025 außer Betrieb 
Wird ein System noch vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen, ist keine Meldung mehr erforderlich. 

Meldeweg 
Die Übermittlung muss elektronisch erfolgen. Man kann seine Systeme entweder manuell über Mein ELSTER melden oder technisch über die ERiC Schnittstelle, wie zB. bei der automatisierten fiskaltrust Finanzamtsmeldung. 

Welche Angaben in die Meldung gehören 

Für jede Betriebsstätte werden unter anderem benötigt 

• Unternehmensdaten und Adresse der Betriebsstätte 

• Art des elektronischen Aufzeichnungssystems 

• Softwarebezeichnung und Version 

• Seriennummern der Kassensysteme 

• Die 64 stellige TSE-Seriennummer, sowie die BSI-Zertifizierungs ID 

• Daten zu Anschaffung Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme 

Praxis Tipp 
Viele dieser Felder lassen sich strukturiert aus DSFinV K Daten entnehmen und automatisch vorbefüllen. 

Was sich automatisieren lässt 

Automatisierung senkt Aufwand und Fehlerquote deutlich. Bewährt haben sich 

Stammdatenabgleich 
Unternehmens und Standortdaten aus ERP und Kassenverwaltung übernehmen, Pflichtfelder und Formate prüfen. 

Geräteinventar je Betriebsstätte 
Kassensysteme und Terminals standortbezogen verwalten. So wird die Bruttomethode automatisch eingehalten. 

TSE Informationen erfassen 
Seriennummern Zertifizierungs ID sowie Start und Enddaten aus den TSE Protokollen übernehmen. 

Vorbefüllung aus DSFinV K 
Felder der Meldung direkt aus DSFinV K Exports befüllen und manuelle Eingaben reduzieren. 

Lebenszyklus Ereignisse tracken 
Anschaffung Umzug zwischen Betriebsstätten und Außerbetriebnahme erkennen und entsprechende Meldungen anstoßen. 

Übermittlung vorbereiten 
Datensätze für Mein ELSTER oder die ERiC Schnittstelle aufbereiten und zentral verwalten. 

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest 

• Nicht pro Betriebsstätte gedacht 
  Eine Meldung pro Standort. Innerhalb der Meldung alle Systeme des Standortes gemeinsam erfassen. 

• Fristen übersehen 
  Übergangsfrist bis 31. Juli 2025 beachten. Ab 1. Juli gilt die Monatsfrist für Anschaffungen und Außerbetriebnahmen. 

• Unvollständige TSE Daten 
  Ohne Seriennummern und Zertifizierungs ID ist die Meldung unvollständig. 

• Lebenszyklus nicht dokumentiert 
  Änderungen im Gerätepark und Standortwechsel zeitnah erfassen und melden. 

Checkliste für die interne Vorbereitung

• Betriebsstätten sauber abgegrenzt 

• Vollständiges Geräteinventar je Standort 

• TSE Daten geprüft und dokumentiert 

• DSFinV K Exporte aktuell und verfügbar 

• Verantwortlichkeiten und Fristen im Team geklärt 

• Prozess für Anschaffung Umzug und Außerbetriebnahme definiert 

So unterstützt fiskaltrust 

Mit Compliance as a Service stellt fiskaltrust alle Bausteine bereit, um Kassenmeldungen effizient und finanzamtkonform umzusetzen 

• Zentrales Inventar über alle Standorte 

• Automatische Erfassung der TSE Informationen 

• Vorbefüllung der Meldedaten aus DSFinV K 

• Lebenszyklusmanagement mit Audit Trail 

• Aufbereitung für Mein ELSTER und ERiC 

• Dashboards mit Erinnerungen für Fristen 

Ergebnis: weniger manueller Aufwand weniger Rückfragen mehr Sicherheit in der Prüfung. 

Kurz beantwortet 

Was bedeutet Bruttomethode 
Innerhalb einer Mitteilung werden stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte zusammen gemeldet. 

Was passiert bei einem Umzug des Kassensystems 
Der Standortwechsel ist ein Ereignis im Lebenszyklus und erfordert eine aktualisierte Meldung der betroffenen Betriebsstätten. 

Wer meldet bei Filialnetzen 
Zentral verantwortete Meldungen sind möglich. Entscheidend bleibt die korrekte Erfassung je Betriebsstätte. 

Nächste Schritte 

• Interne Bestandsaufnahme je Betriebsstätte durchführen 

• DSFinV K Exporte prüfen und für die Vorbefüllung nutzen 

• Fristenplan und Verantwortlichkeiten festlegen 

• Automatisierung mit fiskaltrust Demo testen 

• Für das Webinar registrieren oder die Aufzeichnung anfordern 

Kontakt 

Dominik Fallert 
Strategic Business Development Manager 
dominik.fallert@fiskaltrust.de 

Rechtsstand 4. November 2025. Bitte branchenspezifische Besonderheiten und neue Hinweise der Finanzverwaltung berücksichtigen. 

Cash Register Notifications 2025 in Germany 

Clear deadlines for the tax authorities and what can be automated 

What this is about

Since 2025, businesses in Germany are required to notify the tax authorities of their electronic recording systems. 
Notifications must be submitted per permanent establishment and must always include all cash register systems operated at that location. 

Within a single notification, the gross method applies. This means that all electronic recording systems of one establishment are reported together in one submission. 

2025 deadlines at a glance 

Existing systems to be reported by 31 July 2025 

All electronic recording systems acquired before 1 July 2025 must be reported no later than 31 July 2025. 

New acquisitions from 1 July 2025 

For systems acquired from 1 July 2025 onwards, the notification must be submitted within one month of acquisition. 

Decommissioning from 1 July 2025 

If a system is taken out of operation from 1 July 2025 onwards, deregistration is required within one month, provided that the system was previously reported. 

Special case: systems decommissioned before 1 July 2025 

If a system is permanently taken out of operation before 1 July 2025, no notification is required. 

How to submit the notification

 Submission must be made electronically. Businesses can either: 

• submit notifications manually via Mein ELSTER, or 

submit them technically via the ERiC interface, for example through automated tax authority reporting with fiskaltrust. 

Information required for the notification 

For each permanent establishment, the following information is required, among other things: 

• Company details and address of the establishment 

• Type of electronic recording system 

• Software name and version 

• Serial numbers of the cash register systems 

• The 64 character TSE serial number and the BSI certification ID 

• Dates of acquisition, commissioning and decommissioning 

Practical tip: 
Many of these fields can be extracted in a structured way from DSFinV K data and automatically prefilled. 

What can be automated 

Automation significantly reduces both workload and error rates. Proven automation areas include: 

Master data synchronisation 

Transfer company and location data from ERP and POS management systems, including validation of mandatory fields and formats. 

Device inventory per establishment 

Manage cash registers and terminals by location. This automatically ensures compliance with the gross method. 

TSE data capture 

Automatically capture serial numbers, certification IDs, and start and end dates from TSE logs. 

Prefilling from DSFinV K 

Populate notification fields directly from DSFinV K exports and minimise manual input. 

Lifecycle event tracking 

Detect acquisitions, relocations between establishments, and decommissioning, and trigger the corresponding notifications. 

Submission preparation 

Prepare datasets for Mein ELSTER or the ERiC interface and manage them centrally. 

Common mistakes and how to avoid them

Not thinking per establishment 

One notification per location. Within the notification, all systems of that location must be reported together. 

Missing deadlines 

Observe the transitional deadline of 31 July 2025. From 1 July onwards, the one month deadline applies for acquisitions and decommissioning. 

Incomplete TSE data 

Without serial numbers and certification IDs, the notification is incomplete. 

Lifecycle changes not documented 

Changes to devices and location transfers must be recorded and reported promptly. 

Internal preparation checklist 

• Permanent establishments clearly defined 

• Complete device inventory per location 

• TSE data verified and documented 

• DSFinV K exports up to date and available 

• Responsibilities and deadlines clarified internally 

• Process defined for acquisition, relocation and decommissioning 

How fiskaltrust supports you 

With Compliance as a Service, fiskaltrust provides all building blocks needed to implement cash register notifications efficiently and in compliance with tax regulations: 

• Central inventory across all locations 

• Automatic capture of TSE information 

• Prefilling of notification data from DSFinV K 

• Lifecycle management with audit trail 

• Preparation for Mein ELSTER and ERiC 

• Dashboards with deadline reminders 

Result: less manual effort, fewer follow up questions, and greater audit security

Quick answers

What does the gross method mean? 
Within a single notification, all electronic recording systems of a permanent establishment are always reported together. 

What happens if a cash register system is relocated? 
A location change is a lifecycle event and requires an updated notification for the affected establishments. 

Who submits notifications for branch networks? 
Centralised submission is possible. The key requirement remains correct reporting per establishment. 

 

Next steps

• Conduct an internal inventory per establishment 

• Review DSFinV K exports and use them for prefilling 

• Define a deadline plan and responsibilities 

• Test automation with a fiskaltrust demo 

• Register for the webinar or request the recording 

Contact 

Dominik Fallert 
Strategic Business Development Manager 
dominik.fallert@fiskaltrust.de 

Legal status as of 4 November 2025. Please consider industry specific requirements and any new guidance issued by the tax authorities.