Who doesn’t want to work within the framework of the law? The Damocles sword of governmental sanctions cannot be the status quo! And when it comes to taxes, the state is very precise in its expectations and on the other hand, it is still very confusing. And in any instance, with POS systems, it is not only this one simple article 88 which must be considered. There are still other laws with respect to bookkeeping, value added tax (generally), accounting and nearly innumerable others.
Becoming compliant with the law!
All these laws are simply reviewed once and the POS software is adapted accordingly. Thus, every PosCreator easily achieves the required conformity to the financial laws. In France, a logical and necessary step is then internal assessment. After all, it really wouldn’t make sense to meet all the requirements and then not execute the final step, the confirmation of compliance. It’s like running a marathon and stopping 500 meters before the finish line.
Some cash register manufacturers even go one big step further and venture to certify with Infocert or LNE. In this case, it is not just the French laws, but also the corresponding set of rules which must be taken into account. This solution becomes more and more complicated and certain parties are asking for an anti-fraud solution with hardware like in Austria or Germany.
Despite everything, it is not as difficult as it sounds. After all, it is only a one-time effort and the POS system is compliant with financial laws. If the manufacturer then uses middleware like that which fiskaltrust offers, it becomes even easier. Conformity is already built in! And without any licensing costs. Sounds like the perfect solution.
Staying compliant!
Now, that is more of a challenge. Conformity has been achieved, the first installations of POS systems have been rolled out to the market. All sounds perfect, time goes by, there are no complaints and no errors to fix. But then comes the first audit by the financial authorities or even just the mandatory re-audit for the certification. And now there is a big surprise! The tax authorities object to the POS system or the certification body refuses to renew the certificate. What happened?
The answer may be as simple as it is serious: the laws have been changed or interpreted differently. And the certification body’s rules and regulations have also been adapted to market conditions. For a cash register manufacturer it is almost impossible to follow all changes and innovations and to react them in time. By the time one becomes aware, it is often already too late. Because by the time the news of the changes reach the general public, the first penalties have sometimes already been imposed or controls have gone poorly.
It is mainly this monitoring of French laws and rules that argues in favour for the use of a middleware because many changes can already be integrated into a middleware and deployed for all POS systems. This is how we see Compliance-as-a-Service at fiskaltrust. But that’s not all. There are also changes that need to be made in the POS system itself, for example when new data needs to be printed on the receipts. And in such cases in particular, it is important to be informed with ample time to react.
This support with regular information updates (newsletters) clearly speaks in favour of the ConseilCertif from fiskaltrust. Not only is the initial certification included, but also included is an example of the complex documentation that is required for the POS system. But the best comes, as so often is the case, at the end: one year of monitoring of the French legal situation and the regulations of the certification bodies is also included.
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We are Simplifying Complexity: Contact usDevenir conforme à la loi est facile, mais le rester l’est moins
Qui ne veut pas travailler dans le cadre de la loi et sans la menace permanente d’une amende comme une épée de Damoclès au dessus de la tête ? Surtout en ce qui concerne les impôts, l’État est très précis mais d’un autre côté, c’est quand même très confus. Et pour les systèmes POS, il n’y a pas que ce simple article 88 qui doit être respecté. Il y a aussi les lois sur la comptabilité, sur la TVA en général, sur la présentation des comptes et bien d’autres encore.
Devenir conforme à la loi !
Toutes ces lois sont simplement passées en revue une fois et le logiciel POS est adapté avec précision. Ainsi, chaque PosCreator obtient facilement la conformité requise avec les lois financières. En France, l’étape logique et nécessaire est l’autocontrôle. Il ne serait en effet pas judicieux de satisfaire à toutes les exigences et de ne pas réaliser la dernière étape, à savoir la confirmation. C’est comme courir un marathon et s’arrêter 500 mètres avant la ligne d’arrivée.
Certains fabricants de caisses vont même beaucoup plus loin et se lancent dans la certification avec Infocert ou LNE. Dans ce cas, ce ne sont pas seulement les lois françaises qui doivent être prises en compte, mais aussi le cadre réglementaire correspondant. Cela devient de plus en plus compliqué et certains souhaitent déjà une solution anti-fraude avec du matériel comme en Autriche ou en Allemagne.
Malgré tout, ce n’est pas aussi difficile qu’il y paraît. Il suffit d’un seul effort et le système POS est conforme à la législation financière. Si en plus le fabricant utilise un middleware comme celui de fiskaltrust, c’est encore plus simple. La conformité est déjà intégrée ! Et ce, sans aucun frais de licence. Cela ressemble presque à la solution parfaite.
Rester conforme à la loi !
C’est déjà plus un défi qu’autre chose. La conformité est atteinte et les premières installations de systèmes POS sont déployées sur le marché. Tout semble parfait, le temps passe, il n’y a pas de plaintes ni d’erreurs à corriger. Mais voilà qu’arrive le premier audit des autorités financières ou simplement le réaudit obligatoire pour la certification. Et là, c’est la surprise ! Les autorités financières contestent le système de caisse ou l’organisme de certification refuse de renouveler le certificat. Que s’est-il passé ?
La solution est aussi simple qu’à ne pas prendre à la légère : les lois ont été modifiées ou interprétées différemment. Et le cadre réglementaire de l’organisme de certification s’est lui aussi adapté aux réalités du marché. Pour un fabricant de caisses, il est presque impossible de suivre tous les changements et nouveautés et de les reconnaître à temps. Et lorsque l’on devient attentif, il est souvent déjà trop tard. Car lorsque les modifications atteignent le grand public, les premières sanctions ont déjà été prononcées ou les contrôles se sont mal déroulés.
C’est surtout ce suivi des lois et des règles françaises qui plaide en faveur de l’utilisation d’un middleware. En effet, de nombreuses modifications peuvent déjà être intégrées dans un middleware et être déployées pour tous les systèmes POS. C’est ainsi que nous concevons la conformité en tant que service chez fiskaltrust. Mais ce n’est pas tout. En effet, certaines modifications doivent avoir lieu dans le système POS lui-même, par exemple lorsque de nouvelles données doivent être imprimées sur les tickets de caisse. Et dans de tels cas en particulier, il est important d’être informé à temps, avec suffisamment d’avance.
Ce suivi avec des informations régulières (newsletters) parle clairement en faveur du ConseilCertif de fiskaltrust. Non seulement la certification initiale est incluse, mais un exemple de la documentation complexe du système POS est également inclus. Mais le meilleur est, comme souvent, à la fin : une année de suivi de la législation française et des règles des organismes de certification est également incluse !
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We are Simplifying Complexity: Contactez-nousGesetzeskonform werden ist einfach, aber es zu bleiben ist nicht so einfach
Wer will nicht im Rahmen der Gesetze arbeiten und das Damokles-Schwert einer Strafe kann nicht der Dauerzustand sein! Und besonders bei Steuern ist der Staat sehr genau und auf der anderen Seite ist es doch sehr unübersichtlich. Und gerade bei POS-System ist es nicht nur dieser eine einfache Artikel 88, der beachtet werden muss. Da gibt es noch die Gesetzt zur Buchführung, zur Mehrwertsteuer allgemein, zur Rechnungslegung und fast unzählige mehr.
Gesetzeskonform werden!
All diese Gesetze werden einfach einmal durchgesehen und die POS-Software genau angepasst. So erreicht jeder PosCreator einfach die erforderliche Konformität zu den Finanzgesetzen. In Frankreich ist dann ein logischer und notwendiger Schritt die Auto-Testierung. Es wäre ja wirklich nicht sinnvoll alle Vorgaben zu erfüllen und dann den letzten Schritt die Bestätigung nicht zu erstellen. Das ist so wie einen Marathon laufen und 500 Meter vor dem Ziel aufzuhören.
Einige Kassenhersteller gehen sogar noch einen großen Schritt weiter und wagen sich an die Zertifizierung mit Infocert oder LNE. Dann sind es nicht nur die französischen Gesetze, sondern auch das entsprechende Regelwerk, welches berücksichtigt werden muss. Das wird damit immer komplizierter und mancher wünscht sich bereits jetzt eine Anti-Betrugslösung mit Hardware wie in Österreich oder Deutschland.
Trotz allem, ist es nicht so schwer wie es klingt. Es ist ja nur eine einmalige Anstrengung und das POS-System ist konform zu den Finanzgesetzen. Wenn der Hersteller dann noch eine Middleware wie jene von fiskaltrust einsetzt, wird es noch einfacher. Da ist die Konformität bereits eingebaut! Und das noch ohne jede Lizenzkosten. Klingt fast wie die perfekte Lösung.
Gesetzeskonform bleiben!
Das ist jetzt schon mehr eine Herausforderung. Die Konformität ist erreicht, die ersten Installationen der POS-Systeme sind auf dem Markt ausgerollt. Klingt alles perfekt, die Zeit geht ins Land, es gibt keine Beschwerden und auch keine Fehler zu beheben. Doch dann kommt das erste Audit der Finanzbehörden oder auch nur das verpflichtende Reaudit zur Zertifizierung. Und nun ist Überraschung groß! Die Finanzbehörden beanstanden das Kassensystem oder die Zertifizierungsstelle verweigert die Erneuerung des Zertifikats. Was ist passiert?
Die Lösung ist so einfach wie schwerwiegend: Die Gesetze wurden geändert oder anders ausgelegt. Und auch das Regelwerk der Zertifizierungsstelle hat sich den Marktgegebenheiten angepasst. Für einen Kassenhersteller ist es fast unmöglich alle Änderungen und Neuerungen zu verfolgen und rechtzeitig zu erkennen. Und wenn man aufmerksam wird ist es oft schon zu spät. Denn wenn Änderungen die breite Öffentlichkeit erreichen, sind schon meist die ersten Strafen ausgesprochen oder Kontrollen schlecht gelaufen.
Besonders dieses Monitoring der französischen Gesetze und Regeln spricht für den Einsatz einer Middleware. Denn viele Änderungen können bereits in eine Middleware eingebaut werden und für alle POS-Systeme ausgerollt werden. So verstehen wir bei fiskaltrust Compliance-as-a-Service. Das kann und ist aber noch nicht alles. Denn manche Änderungen müssen im POS-System selbst stattfinden, beispielsweise wenn neue Daten auf die Kassenbons gedruckt werden müssen. Und besonders in solchen Fällen ist eine rechtzeitige Information mit genug Zeit wichtig.
Dieses Monitoring mit regelmäßigen Informationen (Newslettern) spricht eindeutig für das ConseilCertif von fiskaltrust. Nicht nur, dass die initiale Zertifizierung enthalten ist, nein auch ein Beispiel für die komplexe Dokumentation des POS-Systems ist enthalten. Aber das Beste kommt, wie so oft, zum Schluss: Ein Jahr Monitoring der französischen Gesetzeslage und der Regelwerke der Zertifizierungsstellen ist auch dabei.
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